Ya lo hemos comentado en posts anteriores. Tener tu correo clasificado por carpetas va a permitirte ocuparte de cada cosa cuando tú lo decidas. Así que hoy vas a descubrir que es muy fácil crear carpetas en tu cuenta de gmail.
Si lees y respondes el correo conforme te va llegando, ya habrás descubierto que tienes que armarte de paciencia cada mañana.
Una bandeja llena de emails a punto de explotar te está esperando. Tomate un par de café porque hay que ser muy valiente.
Lo pero no es esto, lo peor es la sensación de que hay un correo importante entre todos ellos.
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Así que, es mejor ponerte cuanto antes. Cuando ya vas la mitad y parece que vas a terminar, te das cuenta que te han llegado más. Claro, esto desanima a cualquiera.
El método tradicional de trabajar con el correo electrónico
Supongamos que tienes en tu bandeja de entrada 20 correos cada día.
Si tu costumbre es leerlos tal y como te llegan, suponiendo una media de 2 minutos de media. Eso ya supone 40 minutos solo en leer estos.
Seguramente, algunos de ellos requerirán una repuesta por tu parte. ¿Quizá el 50%?
En el caso que fueses un maquinón y los pudieras responder en otros 2 minutos cada uno. Estaríamos hablando de 20 minutos más.
Finalmente, vamos a pensar que el 25% requieren una acción, que cómo mínimo te llevará 15 minutos. Calculamos:
5 correos x 15 minutos = 75 min = 1 hora y 15 mintutos.
Ya lo has podido comprobar. Este método de trabajo te ha llevado 2 horas y 15 minutos.
Yo recibo más de 100 emails al día, con lo que fácilmente podría pasarme toda mi jornada delante del gestor de correo electrónico.
No sé a ti pero a mí no es lo que más me apetece.
¿Por qué trabajar con carpetas te va a hacer ahorrar tiempo? o el método de carpetas para evitar imprevistos.
Lo hemos comentado en otras ocasiones. Una cosa es leer y responder el correo electrónico y otra muy distinta es procesarlo.
Procesar es decidir que acción vas a llevar a cabo con ese correo y si es necesario, cuando la vas a realizar.
Esta es la definición para los más puristas de la gestión del email. Sin embargo, hoy te vas a aprender una pequeña "trampa" que va a hacer que tengas controlados todos tus emails y evites "sorpresitas" inoportunas.
Además te va a permitir centrarte y tomar acción en aquellas tareas realmente importante.
Ventajas:
Inconvenientes:
No nos engañemos, lo que estamos haciendo es crear nuevas bandejas de entrada, con lo que vas a dedicar algo más de tiempo ya que en algunas ocasiones vas a ver el mismo correo 2 veces. Uno para procesarlo y otro para trabajar en él.
¿Cuantas carpetas crear?
Jeroen Sanger recomienda utilizar las siguientes carpetas:
Tengo que estarle tremendamente agradecido a Jeroen ya que solo con este sistema he ahorrado infinidad de horas.
Con el tiempo y consultando a otros autores, fui adaptando este sistema a mi forma de trabajar.
Estas son las carpetas que yo utilizo:
Sí, acabas de poner la misma cara que mis compañeros cuando lo ven.
¿Caliente, templado.... que es esto?
Sigue leyendo que todo tiene su explicación y lo descubres enseguida.
#1. Archivo
Como ya te he comentado antes. Para todos los email que ya no requieren acción por nuestra parte, pero que tal vez tengas que consultar en algún momento.
Aquí tengo que admitirte que yo suelo guardarlo casi todo y alguna vez esto me ha sacado de algún apuro.
Si tienes espacio en el disco duro y tu gestor de correo electrónico te permite hacer búsquedas rápidas no tendrás problemas en almacenar los correos "por si acaso".
#2. A la espera
Para todas las tareas que delego en otras personas.
Esta carpeta es muy útil ya que te permita hacerle un seguimiento.
Yo una vez a la semana la reviso para comprobar si alguien me "debe" algún email.
#3. Carpetas de categorías
Aquí no me refiero a que le llames así a la carpeta si no a que crees tantas categorías como facetas de tu trabajo tengas. Por ejemplo: atención al cliente, mantenimiento, etc...
La finalidad de estás carpetas es que solo leas y trabajes en sus emails durante un periodo de tiempo que tu tendrás agendado de antemano.
Por ejemplo yo me pongo en modo "contable" los lunes por la tarde. Es cuando reviso y pago las facturas. Así que todas las facturas que me llegan durante la semana las mando directamente a la carpeta facturas, sin leerlas, a la espera a que llegue su día.
Crea tantas carpetas como roles o partes tenga tu trabajo.
#4. Caliente, templado y frio
¿Esto que es? ¿Un acertijo?
En realidad es mi forma es la forma de determinar mis prioridades a la hora de responder o trabajar en estos emails.
Si hay algo sumamente importante que necesita que responda al instante o una acción inmediata lo mando a caliente y sigo procesando mi bandeja. Como esto no me lleva más de 10 minutos, se que en poco tiempo me voy a ocupar de lo verdaderamente importante y urgente.
Ahora imagina que hay algo que es importante pero no es urgente, es decir, que no hace falta hacerlo hoy. Aunque si tiene un deadline próximo. Entonces lo mando a la carpeta de templado.
Finalmente hay algo importante pero que no tiene deadline. entonces lo mando a la carpeta de frio.
Imagínate que has procesado todo el correo y tu bandeja está vacía. con un poco de práctica te puedo asegurar que no te llevará más de 10 minutos. Ahora ya sabes en que te tienes que enfocar a continuación, carpeta de caliente.
Si te diera tiempo, estaría bien que avanzarás en tu capeta de templado.
Imagínate la sensación de control y tranquilidad que te da, conocer en cada momento que es lo más importante que tienes que realizar.
Nota acerca de la carpeta frio: Te he incluido esta carpeta aunque yo con el tiempo terminé eliminándola.
Por una parte, las carpetas de caliente y templado me robaban todo el tiempo que planificaba para dedicarle al email. Por tanto se convirtió en una carpeta de "tal vez" "algún día lo haré" y estos correos terminaban cayendo en el olvido.
Por otra parte, determiné que si algo era importante de verdad, aunque no tuviera un deadline debía planificarlo.
Así que revisé los correos de esta carpeta con lupa y me di cuenta que había cosas que me importaban realmente pero que el día a día me hacia dejar olvidadas, así que me propuse retomarlas y hacerlas.
Luego había otro tipo de correos. No eran tan importantes para mí pero si lo eran para otras personas. Así que delegué estos correos a miembros de mi equipo que pudieran contestarlos.
#7. Formación
Seguramente para desarrollar tu trabajo no necesitarás esta carpeta.
Sin embargo yo soy un fanático de la formación y me apunto a todos los blogs y seminarios que encuentro.
Como en el resto de las carpetas, cuando recibo un email con algo relacionado con mi formación, evito la tentación de leerlo y lo mando sin abrirlo a esta carpeta.
El viernes por la tarde me estará esperando para que yo lo disfrute y no me habrá robado más que unos segundos de mi tiempo durante la semana.
También aprovecho si estoy esperando el metro o haciendo alguna cola para consultarla y formarme.
No te puedes imaginar cuanto tiempo se puede acumular de lectura sumando esos 10 minutos de espera.
Cómo crear carpetas en gmail
Crear carpetas en cualquier gestor de correo electrónico es muy sencillo. Gmail no es una excepción.
Lo único que tienes que tener en cuenta es que gmail les llama etiquetas. Estas tienen las mismas funciones que las carpetas.
Enseguida vas a descubrir como es muy fácil crearlas.
Selecciona la rueda dentada que se encuentra en la parte de arriba a la derecha en gmail
Te aparecerá un menú desplegable, dale a la opción de configuración.
En la pantalla de configuración, tienes que darle a la pestaña de etiquetas.
En esta nueva pantalla, haz scroll hacia abajo hasta que encuentres la opción de eiquetas.
A continuación pincha en el botón, nueva etiqueta.
Aquí colocaremos todos los textos del primer párrafo
Te aparecerá una pantalla emergente sonde solo tienes que anotar el nombre de la carpetas.
Además gmail te da la opción de crear subcarpetas dentro de estas carpetas. Tan solo tienes que seleccionar la opción de anidar etiqueta y buscar la carpeta superior en el desplegable.
Finaliza en proceso pinchando el el botón de crear y ya habrás creado tu primera carpeta.
Repítelo para crear todas las etiquetas que necesites.
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