5 errores que me hacían salir tarde del trabajo y sus soluciones

El email forma parte de nuestro día a día. Cada mañana, cuando llegas a la oficina y tienes una montaña de más de 100 correos esperando ser contestados.

Lo peor de todo, no sabes si dentro de esa maraña de email hay alguno de vital importancia.

No sé a ti, a mí nadie me enseñó en la universidad como se utilizaba correctamente el correo electrónico. No hablo de aspectos técnicos, que cualquiera que haya encendido un ordenador puede dominar.

Me refiero a como optimizar tu tiempo delante de los correos electrónicos.

​¿Te acuerdas de que uso le dabas al email antes de empezar a trabajar?

Mi forma de utilizarlo era lo más parecido a mandar cartas.

Cuando obtuve mi primer trabajo serio, me preguntaron si sabía utilizar el correo electrónico. Naturalmente les contesté que sí.

No sabía que el correo electrónico requería un método de trabajo. ¿Tú sí?

Por supuesto nadie me enseñó tampoco una forma correcta de trabajar con esta herramienta de comunicación.

El resultado es que el número de emails de mi bandeja de entrada se multiplicó y pasaba parte de mi jornada leyendo y respondiendo emails.

Hasta que un día me di cuenta que el 80% de mi tiempo lo pasaba dentro del gestor de correo y me propuse solucionarlo.

Así que leí e hice todos los cursos relacionados con el tema que cayeron en mis manos, que curiosamente no eran muchos.

Hoy, puedo decir que el correo electrónico no es ningún problema para mí. He pasado de dedicarle hasta 4 horas diarias a no más de 1 hora.

Ha sido un trabajo duro en el que he tenido que romper muchas barreras tanto autoimpuestas como impuestas por la forma de trabajar de otros.

Así, que voy a compartir contigo los errores que cometí en su día y que soluciones le he ido dando para que sea más sencillo para ti recorrer este camino.

Abres tu gestor de correo electrónico y te pones como loco a responder el primer correo, luego el segundo, el tercero y así hasta que terminas.

¿Te ha ocurrido alguna vez?

Si eres una persona educada, como yo, puedes llegar a sentirte incluso mal si no respondes un email conforme te llega.

Cuando llevas ya un rato trabajando te das cuenta que hay un email con algo urgente. Todo lo que has hecho hasta ahora te parece que ha sido perder un tiempo precioso que podías haber dedicado a este informe.

Ahora tienes menos tiempo para hacerlo y la sensación de que estas dejando muchos correos por responder en los que, también pueden haber bombas (Asuntos urgentes a punto de explotarte).

Rápidamente me di cuenta de que lo que tenía que hacer primero era escanear rápidamente los correos en busca de personas importantes o asuntos que pudieran darme pistas acerca de si era algo importante.

Así reduje la cantidad de bombas que me estallaban en las manos, pero no te voy a engañar, alguna se me escapó. Además mis jornadas se resumían en un constante ir apagando fuegos.

¿Cómo lo solucioné?

En lugar de responder los mails conforme me llegaban comencé a procesarlos por orden de importancia.

Después me puse un tiempo para responderlos por orden de importancia.

Voy a compartir contigo un concepto que nunca me enseñaron.

EL CORREO ELECTRÓNICO ES UN MEDIO DE COMUNICACIÓN EN DIFERIDO.

Esto significa que tú mandas un correo electrónico y la otra persona en la mayoría de los casos no lo lee en el momento o simplemente puede que tarde en responderte.

Puede ser que esté trabajando en otra tarea más importante para él o simplemente se le está quemando la oficina y no tiene tiempo para mandarte una respuesta.

Por tanto, lo más probable es que no obtengas una respuesta instantánea.

Como medios de comunicación instantáneos podemos encontrar.

• Reuniones individuales o grupales
• Llamadas de teléfono
• Conferencias por Skype

Si necesitas algo de forma urgente, no utilices nunca, repito, nunca el email. Corres el riesgo de que la respuesta llegue fuera de tiempo.

Ahora que ya lo sabes, seguro que vas a ser más comprensivo con los tiempos de respuesta de las personas a las que les mandas correos electrónicos.

También tienes que ser más comprensivo contigo mismo y darte la licencia de no responder de forma instantánea.

Por tanto, ahora que ya sabes que otra persona puede no leerlo o responderlo al momento y que tú también puedes hacerlo.

Date cuenta que cuando respondes conforme te llegan los emails, estás trabajando en las prioridades de otros. Mientras que si lo haces cuando tú decides, estás trabajando en tus propias prioridades.

¿Cómo lo solucioné?

Por supuesto, lo primero que hice fue hablar con los miembros de mi corporación para informarles que estaba llevando un plan de productividad personal y que no iba a responder los correos de forma instantánea.

Si realmente requerían algo de forma urgente y solo si era urgente podían llamarme por teléfono.

Ya te puedes imaginar que no todas se lo tomaron igual de bien pero todos lo respetaron e incluso luego llegaron a implementarlo ellos también

Imagina que quieres pintar la oficina y mandas un correo para que tu equipo elija el color.

Si tu equipo lo formaran 10 personas obtendrías como mínimo 10 correos de respuesta y tu equipo otros 10 correos en su bandeja de entrada.

Finalmente seleccionáis un color y vuelves a mandar otro correo indicando que se pintará el lunes. Un miembro de tu equipo te responde que recordándote que ese día hay una reunión importante, por tanto lo pasas al martes (2 correos más)

Esto es un ejemplo tonto, pero es un error típico que se comete en las grandes corporaciones. Se utiliza emails para trabajar en información de proyectos y repartir tareas.

Esto implica una lista interminable de información, una gran cantidad de correos de gente opinando y el riesgo de que haya gente que se pierda esta información.

¿Cómo lo solucioné?

Comenzamos a trabajar con otras herramientas diseñadas especialmente para trabajar en proyectos.

En estas herramientas se puede incluir toda la información del proyecto e incluso listas para repartir las tareas.

 De esta forma cada participante tiene toda la información en un único sitio actualizada y puede consultarla cuando quiera sin tener que recuperar todo el historial de mails.

Además cada miembro puede ver los avances del resto de miembros.

Las herramientas que he utilizado y mejor me han funcionado han sido:

• Trello
• ToDoist
• Asana

Ya lo he comentado antes, mi primera inercia era responde correos conforme me llegaban. Lo que ocurre es que la mayoría de emails requerían una acción por mi parte.

Podía haberme dedicado únicamente a responder diciendo que haría la tarea para tal fecha. Pero no, en mi afán por ser el más productivo quería contentar a todos.

¿Sabes lo que ocurrió? Que me convertí en el más productivo haciendo tareas de otros pero en el menos productivo con mis propias tareas.

¿Cómo lo solucioné?

Aprendía a procesar el correo en lugar de leerlo.

Entraba en mi bandeja, hacía un escáner visual de todos los correos y los mandaba rápidamente a carpetas creadas para planificar mi trabajo.

Algunos emails requieren una acción rápida por tu parte. Estos van a una carpeta de acción rápida.

Otros solo son simple información, así que van a carpetas de lectura.

El grueso, requieren una acción pero no ha de ser en estos momentos, por tanto van a la carpeta de su departamento a la espera de que yo planifique una acción.

Ahora ya sabes que errores he ido cometido a lo largo del tiempo. ¿Te ves reflejado en alguno de ellos?

Para que podamos mejorar, mándanos un email a info@ponacción.com y cuéntanos que errores has cometido tú y como los has superado.

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