¿Recuerdas cuando el colegio te enseñaron a redactar una carta? Desconozco si hoy en día enseñan también a escribir un email.
Lo cierto es que en su día, nadie nos lo enseñó y por eso redactamos los emails como si de cartas se tratase, cuando es un medio mucho más concreto o específico.
Sobre todo en el ambiente laboral, tu tiempo y el de tus colaboradores es oro.
Ser concreto y comunicarse de forma efectiva es fundamental para ahorrar tiempo y evitar futuros malentendidos.
Hoy vas a aprender, una forma de redactar un correo electrónico que te va a permitir ahorrar tiempo en cada mensaje y se lo ahorrarás a tu equipo por lo que todos salís ganando.
La forma normal de redactar un email
Como estamos acostumbrados a redactar cartas, siempre empezamos por arriba en nuestro correo. Siguiendo la siguiente secuencia:
- Destinatario
- Poner en copia
- Asunto
- Cuerpo del texto
- Archivos adjuntos
Empezando por el final para ganar tiempo
Queremos que pienses de forma diferente, solo así obtendrás resultados diferentes.
Así que te vamos a proponer que comiences por el final.
Sigue leyendo y descubrirá que este simple hábito te va a hacer ahorrar tiempo.
¿Por qué empezar por el final?
Prácticamente todos los gestores de correo electrónico coinciden en una cosa.
No dejan mandar un email si no tiene destinatario. Así nos aseguramos que no le demos a enviar por error.
¿Te ha ocurrido alguna vez?
Le das a enviar sin querer, y tienes que mandar otro correo de prisa y corriendo para rectificar o complementar la información.
Con este sencillo truco vas a ahorrarte todos estos emails, la mala impresión que puedes dejar en a tu destinatario y el tiempo que conlleva subsanar estos errores.
A partir de hoy, te pido que utilices la siguiente secuencia.
- Archivos Adjuntos
- Cuerpo del email
- Asunto
- Poner en Copia
- Destinatario
Archivos adjuntos
Te has pasado todo el fin de semana trabajando en un informe.
Cuando llegas el lunes a la oficina, redactas un email para tu jefe en el que destacas los puntos fuertes de dicho informe. Lo relees ya que te gusta que todo esté perfecto.
Le das a enviar y de repente.
¡Horror!
No adjuntaste el archivo.
Solo hay algo peor, y es que sea tu propio jefe el que te indique que no has adjuntado el archivo.
Lo he vivido.
No vamos a ser alarmistas. A nadie le han despedido por esto. Pero, muy bien, no queda.
Si lo primero que haces es adjuntar el archivo, acabas de solucionar este fallo tan común sin ningún esfuerzo.
Cuerpo del email
La segunda parte es escribir el propio email.
No es tan frecuente como en el caso anterior. Aunque a mí me ha pasado. Escribir un mail tan rápido y de forma tan mecánica que en ocasiones lo mandamos antes de que esté terminado.
De nuevo, anticiparse a los problemas es la mejor solución posible.
Aquí, te vamos a comentar varios consejos para que tu comunicación sea más eficaz.
Elimina las introducciones
Ya lo hemos comentado al principo. Un email no es una carta, por tanto no se redactan de la misma forma.
En el trabajo el tiempo es oro. Por tanto, cuanto más concreto seas, más ayudaras a tus compañeros a entender tu mensaje y a ganar tiempo.
Seguro que conoces a mucha gente que tiene la costumbre de escribir parrafadas en el email. A mí, personalmente, me da pereza incluso empezar a leerlos.
Por otra parte, ser claro y conciso no significa ser brusco. Piensa siempre que la otra persona no te está viendo y según la forma en que te expreses puede interpretar tus estados de ánimo, así que intenta empatizar con ella.
Conviértete a partir de ahora en una persona a la que de gusto leer.
Un tema por mensaje.
Evita esos correos en los que se habla de múltiples temas o tareas por hacer.
Por una parte en un futuro te será más fácil buscarlos ya que tratan sobre un tema específico.
Además vas a obtener una respuesta más rápida.
Ejemplo: Imagina que le mandar un email a un colaborador con 5 cuestiones acerca de diferentes temas.
Lo más común es que esta persona no te conteste hasta que no tenga la respuesta a al menos más de la mitad de las preguntas.
Si envías un correo por cada cuestión. El destinatario te los irá devolviendo conforme las vaya solucionando.
Asunto
Si quieres que te respondan rápido, tienes que captar la atención de tu destinatario.
De lo contrario, tu correo se encontrará navegando entre toda la marea de correos de la bandeja de entrada de tu destinatario.
Además, para facilitarle a él también su forma de trabajar. Es fundamental que indiques claramente de que va el mensaje y que es lo que necesitas que haga la otra persona.
Muchas veces, si eres claro y conciso no hace falta ni siquiera que mandes texto ya que con este titular la comunicación se dará de forma eficaz.
Si vas a utilizar este método. Mira muy bien con quien lo empleas. Con un equipo con un nivel alto de confianza, el resultado será bueno, pero no lo hagas con clientes o gente que no conoces.
Poner en copia
Pon en copia a la menor gente posible. Únicamente a aquellas personas que requieren de esa información.
En el correo como en muchos otros aspectos de la vida, menos es más. No creas que por poner a mucha gente en copia van a estar mejor informados.
Es preferible que les mandes un resumen a las personas interesadas cuando hayas concretado un tema a que les hagas pasar por interminables hilos de emails.
Destinatario
Terminaremos poniendo el destinatario. Aquí tienes que incluir a aquella o aquellas personas que tienen que tomar una acción. Si es solo información deberán de ir en copia.
Y finalizamos con enviar.
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De una forma u otra, todos deberíamos tener ciertos conocimientos a la hora de afrontar situaciones cotidianas de nuestra vida. Recomiendo este blog aquellas personas que pretendan mejorar su meta personal
Gracias Carlos por tu comentario,
Es verdad que hay muchas tareas cotidianas que aunque parecen sencillas nunca nos las han enseñado. Desde aquí pondremos nuestro granito de arena para ayudar a quien lo necesite a ser más efectivos.
Un saludo