Los 10 hábitos que te harán ahorrar hasta 2 horas diarias en la gestión de tu email

Me gustaría compartir contigo cómo descubrí que estaba perdiendo mucho tiempo delante del email.

Fue durante unas vacaciones en Londres.

Cada mañana, mientras Fanny se duchaba yo aprovechaba para revisar el correo. Respondía los que veía más importantes, delegaba otros y el resto simplemente los dejaba para cuando volviese a la oficina.

Lo curioso es que el trabajo que normalmente me llevaba 2 horas, en Londres me lo ventilaba en 10 minutos.

Eso me dío que pensar. Si cada día me ponía en modo “vacaciones” podía dedicar esas 2 horas a tareas más importantes.

¿Por qué necesitas aprender a usar tu email?

Es curioso lo que nos esclaviza el email.

Piénsalo bien. Por una parte, sufres la incertidumbre porque no sabes lo que vas a tener en tu bandeja de entrada. Siempre con el miedo de que haya algún asunto importante.

Por otra, si no tienes esa misma bandeja siempre vacía, te da la sensación de desorganización y de no estar haciendo bien tu trabajo.

Por eso necesitas aprender a gestionarlo. Para recuperar la tranquilidad de tenerlo todo bajo control.

Por otra parte, todo el tiempo que ahorres en el correo electrónico te va a permitir dedicárselo a cosas más importantes.

Por favor, no te engañes. Pasarte el día respondiendo emails no es trabajar.

El email es una herramienta de comunicación, así que, trátala como tal.

Beneficios de utilizar tu email correctamente

Ya te he comentado algunos de los beneficios de utilizar correctamente el email. Vamos a verlos todos.

La última de todas es que en la oficina te van a empezar a mirar de otra forma. Al principio como un bicho raro.

Pero como poca gente sabe gestionar correctamente su email, poco a poco te verán como un tío muy productivo que valora su tiempo y por tanto un referente para ellos.

La importancia de los hábitos, también de cara al email

Una buena gestión del email, como muchas cosas importantes en la vida, es solo cuestión de hábitos.

No te propongo un sistema complejo, únicamente que vayas incorporando poco a poco estos hábitos.

Lo buenos de los hábitos es que una vez que los integras en tu vida, luego se suelen quedar para siempre.

Es como lavarse los dientes. Ya a nadie se le ocurre salir de casa sin hacerlos.

Te recomiendo que incorpores un hábito cada semana. De esta forma te costará poco hacerlo y antes de que te des cuenta serás un profesional del correo electrónico.

10 hábitos que te harán ahorrar 2 horas diarias

He preparado para ti 10 hábitos que Sergio y yo utilizamos en nuestro día a día. Algunos son de sentido común, otros van a hacer que trabajes de forma distinta a como lo sueles hacer.

Aunque alguno no te convenza de antemano, trata de incorporarlo. Si después de una semana no has mejorado los resultados, deséchalo y pasa al siguiente.

1. Limita el tiempo delante del email

¿Cuál fue la diferencia entre cuando estaba en Londres o en mi oficina?

Pues que tenía un tiempo limitado para consultar mi correo.

Tú ya has comprobado cientos de veces, cuando te vas a ir de vacaciones es cuando eres más efectivo.

Aprovecha esta circunstancia para tu día a día. Ponte un horario para consultar el correo electrónico y proponte cumplirlo.

15-20 minutos a media mañana y otros 15-20 minutos a media tarde deberían ser más que suficientes.

Una vez que hayas procesado y respondidos tus emails, cierra el gestor. De esta forma evitarás entrar en cadenas de emails absurdas.

Además estarás evitando las distracciones de estar viendo las alarmas del emails y tener la tentación de responder.

Si no me crees, puedes hacer la prueba. Durante una semana mide el tiempo que pasas delante del email. Toggl es una gran herramienta para hacerlo y es gratuita. La siguiente semana implanta este hábito.

Finalmente mide los tiempos de las 2 y los resultados que has obtenidos.

2. Comienza a leer tus emails por el final

Comienza siempre a leer por el último email que ha llegado a tu bandeja.

Aunque se trata de lógica pura, no todo el mundo lo hace.

La finalidad de hacerlo así es que cuando encuentres una cadena de emails acedas directamente al último punto en el que se encuentra el debate.

Así te habrás ahorrado muchos dimes y diretes y podras desechar todos los correos previos.

3. Trabaja por bloques

Estoy seguro que tu trabajo se puede dividir en diferentes áreas. Por ejemplo facturas, atención al cliente, etc..

Lo normal es que te lleguen correos hablando de estas diferentes áreas.

Que se encuentren todos los emils de distinta temática juntos dentro de tu bandeja de entrada hacen que tu mente tenga que estar saltando de un tema a otro.

Aunque pienses que eres capaz de poder procesarlo todo, la realidad es que a tu mente le cuesta desconectar de un asunto y centrarse en el siguiente. Es como un ordenador, cuando más ventanas abrimos más lento funciona.

Además algunos de los emails van a requerir que algunos archivos o programas de consulta lo que va a hacer que nos pasemos parte del tiempo abriendo y cerrándolos.

Lo más efectivo es que te pongas a trabajar por bloques, es decir, leer y responder todos los emails de la misma temática a la vez.

De esta forma tu mente estará enfocada en este asunto y tendrás sobre la mesa todo lo necesario para trabajar sobre esos correos.

Además puedes decidir con qué frecuencia quieres leer estos emails según el área a la que correspondan.

Por ejemplo para mí es muy importante la atención al cliente, por tanto los respondo diariamente. Sin embargo los relacionados con gastos los reviso 1 vez a la semana.

Si trabajas con un equipo. Habla con ellos. Indícales que estas gestionando de una forma más eficiente tu correo y que no les responderás al instante. Diles los días de la semana en que leerás sus emails. Comprueba como ellos son más comprensivos de lo que esperabas y que no tienen ningún problema con tu nueva norma.

4. Diseña tu sistema de carpetas

Para ayudarte en trabajar en bloque, el mejor hábito es que crees tantas carpetas en tu gestor de correo como bloques en los que quieras trabajar.

De esta forma tendrás los correos en las carpetas esperando a que tú trabajes en ellos.

Te proponemos 2 tipos de carpetas:

En este artículo vas a encontrar más información sobre cuantas carpetas crear.

Carpetas de Acciones:

Ya te lo he comentado, una carpeta por cada bloque de tu tiempo: atención al cliente, facturas, mantenimiento, formación.

Además te voy a enseñar una serie de carpetas que te pueden ayudar en tu día a día.

Créate 2 carpetas extra: Caliente y templado.

Caliente: para aquellos emails que requieren una acción inmediata. Por ejemplo un email de tu jefe o de un tema importante.

Puede darse el caso que sea un email de otra categoría pero que hay que responder al momento.

Templado: para aquellos emails que no requieren una acción hoy mismo pero no pueden esperar al día que tú tienes programado para esa tarea.

Además te va a ayudar mucho crear una carpeta llamada a la espera para todas aquellas tareas que has delegado en otras personas.

Yo personalmente la suelo revisar semanalmente para recordarle a mi equipo sus compromisos conmigo.

Carpetas de Archivación:

​Aquí te puedo dar 2 formas de trabajar.

Si eres de los que tiene que revisar constantemente emails antiguos, lo más rápido es que vuelvas a copiar las mismas categorías que las de los emails de acción (quitando caliente y templado).

Así tendrás todos organizados y podrás ir a buscarlos a una carpeta específica.

Si por el contrario, no es habitual buscar emails antiguos. Créate una única carpeta de archivo, así no invertirás tiempo archivando.

Yo personalmente trabajaba con la primera pero después de comprobar los motores de búsqueda de los gestores de correo me he decantado por la segunda. Si eres muy específico en el asunto puedes ganar mucho tiempo.

5. Procesar en lugar de leer

Voy a confesarte que este es el hábito que más control me ha dado sobre el correo y más tiempo me ha hecho ganar.

En lugar de leer todo el correo te cuando llega y responderlo he pasado a procesarlo que para mí es la máxima  optimización.

Procesar significa leer el correo de forma rápida para hacerme una idea de lo que trata y mandarlo a las carpetas de acciones.

Muchas veces no tengo ni que leer el cuerpo del correo, con ver el asunto ya sé si habla acerca de  una formación, un presupuesto, una factura u otra cosa.

La finalidad de procesar es tener todos tus emails ordenados en bandejas y comprobar si hay alguno que contiene alguna urgencia.

¡Ojo! Si hay algunos realmente urgente no lo respondo al instante si no que lo mando a la carpeta de caliente y continuo procesando.

Yo he comprobado que unos 100 emails no te costarán más de 10 minutos de procesar.

10 minutos para vaciar una bandeja ¡Wow!

Una vez que has terminado este proceso ya sabes que temas calientes tienes para tu jornada de trabajo. Ahora sí, tomas el control de tu tiempo.

Entonces ha llegado el momento de que decidas si vas a atacar los emails de la carpeta de caliente o lo harás más adelante.

Como comentábamos antes, repetir este proceso un par de veces al día es suficiente para tener tu correo electrónico bajo control.

Lo mejor es que se trata de una técnica tan sencilla que muchas veces puedes realizarla con el móvil mientras esperas una reunión o el autobús.

6. Aprovéchate del poder de las plantillas

Abres el correo, seleccionas la misma dirección de siempre, escribes el mismo asunto, a lo mejor cambiando la fecha: “Informe revisión diario”, adjuntas alguna plantilla archivo y redactas un mail.

¿Te suena redactar infinidad de veces el mismo mail día tras día?

Parece el día de la marmota. ¿Verdad?

Es en estas acciones que repetimos día tras día es donde más tiempo se nos escapa.

Ya te has dado cuenta, siempre escribes prácticamente lo mismo y tus compañeros y jefes no te han dicho nada.

Por tanto, ¿Por qué no utilizar las plantillas a tu favor?

Crea una plantilla con los destinatarios, el asunto y el mensaje del correo donde únicamente tengas que modificar los pequeños huecos que cambian.

Voy más allá, no la utilices sólo para aquellos emails que mandas todos los días. Convierteté en un fanático de las plantillas y utilizalas siempre que puedas.

• Presentación de productos
• Solicitudes des presupuestos
• Pedir información

Además si quieres ahorrar un par de segundos en cada email automatiza la firma de tus emails y tu despedida. Escribir “un saludo” solo te va a llevar 2 segundos. Sin embargo, cuando escribes multitud de emails estos segundos se pueden convertir en horas a lo largo del año.

7. Crea tus plantillas

Las reglas son acciones con diferentes condicionales que nos permiten automatizar que ocurre con un correo cuando llega a nuestra bandeja de entrada. Estos pueden archivarse, borrarse e incluso responderse sin que nosotros tengamos que hacer nada.

La verdad es un truquito genial para procesar el correo de forma automática sin que tengamos ni siquiera tengamos que mover el ratón.

Por ejemplo, puedes hacer que según quien te manda un correo vaya a una carpeta u otra. El email de ponaccion.com puede ir directamente a tu carpeta de formación y tú lo leerás cuando tengas asignado.

Además si concretas una serie de reglas con tu equipo podéis agilizar mucho el trabajo.

Mi equipo y yo teníamos una serie de códigos para cada departamento. Por ejemplo mantenimiento escribía en al asunto #mantenimeinto y así, con una sencilla regla, estos correos iban directamente a nuestras carpetas de ese departamento.

8. Redacta tus emails de forma correcta

Un email no es una carta, por tanto, no tienes que redactarla como tal.

El problema es que nadie nos enseñó la forma correcta de redactar el email y así vamos que o escribimos cartas o parece que estamos escribiendo un whatsapp.

No padezcas, tan solo tienes que seguir unas sencillas normas lógicas.

Un tema por email. Así os será más fácil recuperarlo en un futuro.

Explica en el asunto muy bien el contenido del email.

Se lo más específico posible siempre en un tono cordial. Piensa en que el destinatario está igual de ocupado que tú.

No pongas en copia a nadie para el que la información no vaya a ser relevante.

En este post te enseñamos la forma idónea de escribir emails.

>> Como escribir bien un email <<

9. Deja de chatear

Con las sencillas reglas que te acabamos de explicar vas a ahorrarte muchas de las tan temidas “cadenas de emails”.

Yo he podido comprobar como un email con un asunto en concreto terminaba en una guerra campal de otro muy distinto. Varias personas opinando, escribiendo en mayúsculas, en rojo, azul y seguramente echando espuma por la boca.

El email es una muy buena herramienta de comunicación, pero en ciertas circunstancias no es la más efectiva. Si ves que se ha creado un debate en torno a un tema lo mejor es que concretes una reunión o una videoconferencia. Así cortaras el conflicto rápidamente y evitarás posibles enfados.

Luego está la gente que utiliza el email como chat, les llega un correo y ellos lo responden al momento. No te sientas obligado a hacer tú lo mismo, ahora eres el dueño de tu trabajo.

Como estás procesando 2 veces al día su correo se va a quedar en tu bandeja hasta la próxima vez que proceses, así evitas utilizarlo como un whatapp.

Tienes que tener en cuenta que el email no es un medio de comunicación instantáneo. Cuando tú envías un correo no sabes cuándo te lo van a contestar.

Por tanto antes de ponerte a escribir, piensa si es el medio más idóneo.

Si necesitas algo urgente, tal vez sea mejor una llamada.

Si únicamente quieres informar a alguien de los progresos en los proyectos, puede que estas herramientas sean de más ayuda.

• Asana
• ToDoist
• Trello

10. Diviértete

Tu emails es algo personal y cada persona es diferente. Ves incorporando estos hábitos poco a poco y adáptalos a tu forma de trabajar y la de tu equipo. Lo que a unos les funciona a otros les hace perder el tiempo.

Mantente en movimiento constante o kaizen.

Trata tu gestión como si de un juego se tratara. Proponte hacer cosas nuevas cada semana. Pon en práctica estos hábitos, moldéalos, cámbialos, adáptalos. Puedes añadir tus reglas o borrarlas.

Mide el tiempo que le dedicas, ponte pequeños retos de reducirlo semanalmente.

Al final se trata de conseguir que tu correo sea una herramienta efectiva de comunicación y solo tú conoces tus necesidades.

Estos son tan sólo 10 sencillos hábitos pero muy efectivos. Pero estoy seguro que tu nos puedes aportar algunos más.

¿Te gustaría compartirlos con nosotros?