5 buenos hábitos para mejorar la gestión del correo electrónico

Si recibes más de 50 correos diarios, es imprescindible que adquieras buenos hábitos para gestionar tu correo electrónico.

Puedo apostar que cada vez que abres el correo por la mañana tienes una cantidad enorme de correo. Entonces se encienden todas las alarmas y te crea una sensación de agobio.

¿Habrá alguno importante?

¿Quizás un deadline que hayas pasado por alto?

¿Se estará acabando el mundo y no me he dado cuenta?

Sé muy bien como te sientes, ya que lo he vivido durante años.

Te puedo asegurar, que aunque hoy tengas toda la motivación del mundo y termines de leer y responder todos tus correos, esto solo es un parche.

Porque habrá un día de esta semana que tendrás que apagar un fuego o se alargará una reunión. Entonces se acumularán los emails y al día siguiente tendrás el doble.

A poco que tengas algo de trabajo, esto se va a convertir en una bola de nieve que hará aumentar tu estrés.

La única solución es que incorpores nuevos hábitos en tu día a día.

Al principio te costará adquirirlos y tendrás que luchar contra tus propias barreras mentales. Pero te aseguro que una vez que los incorpores no podrás vivir sin ellos y tu vida será mucho más fácil.

Contenido

#1. Planificar el tiempo que dedicas a trabajar en el correo electrónico.

#1.1 Gestiona tu correo por la mañana después de realizar tu trabajo más importante.

#1.2 Vuelve a consultar tu correo antes de comer

#1.3 Termina la jornada revisando el mail.

#2. Procesar el email

#3. Comienza a leer los correos desde los más recientes.

#4. Utiliza carpetas para separar por categorías

#5 Se claro y específico a la hora de escribir el asunto del email.

#1. Planificar el tiempo que dedicas a trabajar en el correo electrónico.

Si tienes tu gestos de correo electrónico siempre abierto y respondes los email tal como te llegan. Ya te aviso, vives en un estado de alerta constante. Siempre pendiente de que correo entra y de si éste va a ser más importante que lo que estás haciendo.

Te voy a contar una historia. Una semana me fui de vacaciones fuera y el correo electrónico, por alguna razón, dejó de funcionar en mi móvil.

Así que todas las tardes llamaba a mi equipo para que en 5 minutos me contaran las novedades que habían ocurrido.

Cuando volví a la oficina tenía más de 1.000 emails por leer y sabes lo que pasó. ¡Nada!

Fue entonces cuando me di cuenta de que no era tan imprescindible como me pensaba y que no estaba mejor informado por el hecho de leer todos los correos al instante.

Por tanto, a partir de entonces fue cuando decidí trabajar en el correo 3 veces al día y como mucho durante 30 minutos.

Te recomiendo que adquieras el siguiente hábito. 30 minutos en los siguientes intervalos:

Por la mañana después de hacer tu tarea más importante
A medio día antes de irte a comer
Por la tarde, antes de dejar la oficina

Proponte además solo dedicar 30 minutos. Cronométrate y sé inflexible con este tiempo.

Divide esta media hora en 2 intervalos:

15 Minutos para procesar el email
15 minutos para responderlo

#1.1 Gestiona tu correo por la mañana después de realizar tu trabajo más importante.

Tú ya lo sabes y no voy a descubirte nada. Una vez que adentras en tu bandeja de correo electrónico comienzas a trabajar en las prioridades de otras personas.

Es muy tentador llegar a la oficina y abrir lo primero el email. No hacerlo te crea hasta un estado de pánico.

Aunque tengas muy bien planificado el día, un correo reclamándote una acción urgente puede darle la vuelta a tu planificación por completo.

Si ya lo sabes, haz que juegue a tu favor. Proponte dedicar 1 hora a trabajar antes de abrir el gestor del email.

Si para trabajar en ese proyecto tan importante necesitas abrir tu gestor de email, hazlo, pero solo busca el correo que necesitas y ciérralo rápidamente.

Te aseguro que esa hora de tranquilidad a lo largo del año va a ser la que te lleve al éxito.

#1.2 Vuelve a consultar tu correo antes de comer

Dale tiempo a tus compañeros para trabajar. Normalmente ellos llegarán a la oficina y comenzarán a trabajar en sus tareas y será entonces cuando requieran una acción tuya o te manden una información.

Si revisas tu correo antes de irte a comer. Todavía tienes tiempo cambiar tu agenda de la tarde si es que de verdad hay algo en ellos que te requiera una tarea concreta.

#1.3 Termina la jornada revisando el mail.

Antes de terminar la jornada, es una buena costumbre revisar tu bandeja de entrada. Así obtendrás 2 beneficios:

Puedes planificar el siguiente día, si hay algo importante por hacer.
Tendrás menos volumen de correos al día siguiente.

Una vez hagas esta última revisión. Ponte como norma no volverlo a consultarlo. A partir de ese momento tu tiempo es para ti, tu familia y tus amigos.

#2. Procesar el email

Perdóname. Te he pedido antes que dedicaras 15 minutos a procesar el correo electrónico pero no te he dicho en que consiste.

Para explicarme mejor empezaré por decir que no es procesar el correo:

Leer el correo electrónico de forma detallada.
Responder todos los email.

Procesar el email se puede resumir en los siguientes pasos.

Abrir tu bandeja de entrada
Hacer rápido escaner visual para conocer en que consiste.
Decidir rápidamente que vamos a hacer con el: responderlo, leerlo más detenidamente, archivarlo para más adelante o borralo.
Mandarlo a una carpeta que determinará la próxima acción.
Pasar al siguiente correo.

De esta forma en no más de 10-15 minutos puedes tener tu bandeja de entrada vacía.

Una vez que hayas terminado con todos los correo es cuando puedes pasar a la siguiente acción: responder, leer, etc...

#3. Comienza a leer los correos desde los más recientes.

¿Te suenan las cadenas de correos?

Son emails que empiezan de una forma y en los que la gente enlaza varias preguntas y respuestas.

He podido ver algunos que llegan hasta a tener 20 correos asociados.

Se que esto va a ser spoiler, pero no comiences la cadena por el principio. Ves al final directamente.

En la mayoría de los casos el problema se habrá solucionado y te habrás ahorrado tener que intervenir.

#4. Utiliza carpetas para separar por categorías

Seguramente no todos los correos requieren tu atención constante. Tal vez puedas dedicarle unicamente algún tiempo a la semana.

Además, es muy probable que tu trabajo se pueda dividir en categorías.

Pues bien, algo que te va a hacer ganar mucho tiempo es crearte una carpeta en tu gestor de email para cada una de estas categorías.

Por ejemplo, yo tengo una creada para presupuestos.

Cuando llega un presupuesto a mi bandeja, no es necesario que yo lo estudie en el momento. Así que tal y como me llega lo mando directamente a su carpeta correspondiente, solo necesito 2 segundos para hacerlo y me olvido.

Durante la semana tengo programado revisarlo durante 2 veces. Es entonces cuando si entro en detalle, los leo a consciencia, comparo, pido más información, etc...

Mi equipo ya lo sabe y conoce los días en los que yo consulto esta información. Con lo cual están tranquilos ya que conocen cuando tendrán una respuesta.

#5 Se claro y específico a la hora de escribir el asunto del email.

No hay nada que desgaste más que querer recuperar un correo y tener que pensar sobre que trataba.

Nos ha pasado a mucho, comenzamos hablando de un presupuesto y terminamos hablando de las vacaciones.

Definir claramente el asunto te va a ahorrar mucho tiempo si lo tienes que volver a consultar en alguna ocasión.

Así que a partir de ahora, sigue la siguiente norma: un email, un asunto.

Pídele a tu equipo y colaboradores que sigan también esta norma y observaras como tu tiempos de consulta se reducen sustancialmente.

Como has podido observar, ninguno de estos hábitos es complicado de adquirir y te van a facilitar la vida.

La única barrera que va a encontrar, como en todos los hábitos, es tu mismo. Pero estoy seguro que con entusiasmo y motivación vas a ser capaz de adquirirlos sin esfuerzo.

Ahora te toca a ti compartir con nosotros tus buenos hábitos.

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