Guía ZTD: Sistema de productividad para pasar de padre agobiao a papá Zen

¿Sabes cuál es el principal problema de los padres modernos?

Piensa lo bien.

Sí, has acertado. La falta de tiempo.

Ser padres en una carrera de Titanes. ¡Ya lo sabes! Levantarse, preparar a los chiquillos para ir al cole, ir a trabajar, volver, recogerlos, preparar la merienda, salir al parque a jugar, bañarlos… Puff, estresa solo de contarlo.

Parece que no te da la vida.

Y así un día y tras otro.

Hasta que una mañana te levantas y te das cuenta que te has convertido en un zombi que va de aquí para allá. Haciendo tareas de forma insconciente y sin tiempo para tí mismo.

No te voy a mentir, el día tiene 24 horas y no hay nada que te haga tener más.

La solución tampoco está en hacer más cosas, eso solo va a terminar estresándote.

Lo que tienes que implementar es tu propio sistema de productividad personal. 

Si no tienes ninguno, no te líes, el método ZTD (Zen to Habits) es lo que estabas buscando. Simple, fácil de manejar es la forma más eficiente de alcanzar tus objetivos con el menor estrés.

Ya sé lo que estás pensando: “eso de los sistemas no es para mí”, “a mí me gusta ser espontáneo”. Cuidado porque entonces el estado zombi ya na empezado a extenderse por tu cerebro.

Vamos a desmontar estos 2 mitos:

​#1 ¿Qué es ZTD ?

ZTD (Zen to Done) el sistema de productividad minimaslista creado por Leo Babauta. Leo es un gurú del minimalismo, creador del blog Zenhabits.

"Es un conjunto de 10 hábitos que van a ayudarte a organizar y simplificar tu vida, y a tener las cosas bajo control mientras en realidad las haces". Definición del propio autor. 

En realidad lo primero que te vas a encontrar al tratar ZTD es que Leo no inventa nada. Lo que hace es crear una versión simplificada de GTD.

Es como si coges “Organízate con eficacia” de David Allen y “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey. Los metes en una batidora y lo cuelas para quedarte únicamente con el jugo.

Su simplicidad y su enfoque hacia "hacer cosas importantes" es lo que hacen potente este sistema de producividad personal.

ZTD se queda con los hábitos esenciales y se centra en que los vayas incorporando hábitos poco a poco (uno cada mes recomienda). Para crear unas bases sólidas.

Si has intentado alguna vez implementar GTD y te ha costado, te recomiendo que utilices este sistema. Mucho más simple.

Si por el contrario no tienes ningún sistema de productividad, también te recomiendo que empieces por este.

​#2 Soluciones a problemas de GTD.

GTD es un pedazo de sistema de productividad. A mí me parece el mejor de los que he estudiado. A pesar de ello, solo he podido llevarlo a cabo durante algunos momentos de mi vida.

Pronto surgían las urgencias, me perdía en innumerables listas donde se perdían las tareas y lo peor de todo, me pasaba más tiempo elaborando listas que haciendo cosas.

Por eso Leo Babauta ha simplificado algunas tareas que pueden hacer que personas como tú y como yo a las que se nos resiste el GTD puedan tener un sistema de productividad personal fiable.

​#2.1 GTD requiere un cambio de muchos hábitos

Implementar GTD requiere que interiorices una gran cantidad de hábitos. Algunos los aplicas de manera natural pero otros son totalmente nuevos. Esto va a requerir una gran fuerza de voluntad por tu parte.

Jose Miguel Bolíbar en su libro “Productividad Personal” también recomienda incorporarlos poco a poco.

Si eres un “ansias como yo” querrás hacerlos todos de golpe.

Es aquí donde ZTD hace mucho hincapié y se desmarca de GTD. Tan sólo son 10 hábitos y recomienda incorporar 1 cada mes. Así hasta que no afianzamos un hábito no pasamos al siguiente.

Más abajo te vas a aprender un sistema de productividad personal mucho más minimalista basado en sólo 4 hábitos.

​#2.2 GTD no se enfoca en hacer

En la teoría el sistema GTD es muy bueno y conozco a grandes profesionales que lo usan y les va de maravilla.

En mi caso particular he pasado más tiempo procesando y manteniendo el sistema que haciendo cosas.

En ocasiones esto te puede incluso llevar a la frustración. Quieres plantearte llevar un sistema de productividad y no eres capaz.

Si también a ti te ha pasado, tranquilo, no estás solo.

Simplemente GTD no es tu sistema o bien no es el momento.

Prueba durante un tiempo con ZTD (Zen to done) a ver qué tal.

ZTD al contrario está basado en hacer y hacer lo importante. Además de liberar el estrés.

​#2.3 Con GTD corres el riesgo de hacer muchas cosas pero dejarte lo importante

​La estructura está muy bien definida pero al no tener en cuenta la importancia de las acciones puede que te sorprendas siendo una persona que hace muchas cosas pero que no alcanza sus objetivos.

En cambio ZTD se basa en realizar las acciones más importantes.

Es mejor hacer pocas acciones pero que estas sean muy relevantes. Así cada día tienes la impresión de estar avanzando hacia tus metas.

#3 Los 10 hábitos de ZTD (Zen to Done)

Y después de todo este rollo, (sé que no podías esperar más) llegamos a los hábitos, el corazón del sistema:

Antes de comenzar a explicarlos, debo avisarte que aunque los veas muy sencillos y fáciles de aplicar tanto Leo como yo recomendamos incorporar como mucho 2 o 3 de golpe.

Está en la mente popular que un hábito tarda en instaurarse 21 días, no sé de donde ha salido pero 30 días es un tiempo redondo para comprobar si has incorporado un hábito.

El orden en que incorpores estos hábitos no es demasiado importante. Mi recomendación es que lo hagas en orden del 1 al 10.

#3.1 Capturar

Este hábito es igual que GTD y es una de las formas más poderosas de liberarnos del estrés.

Vaciar nuestra cabeza de cosas y pensamientos y trasladarla a un bloc denotas.

Se acabó eso de “tengo que acordarme…”

Aunque te parezca una chorrada, es muy importante que lo tengas todo anotado, es lo que le va a dar fiabilidad a tu sistema.

Busca una forma de anotar todo lo que tienes que hacer, una pequeña libreta sirve y es el método más simple y romántico.

En mi caso utilizo Todoist porque me permite llevar mi bandeja de entrada en el móvil y ordenador sincrornizados. Así esté donde esté lo anoto todo.

Hasta ahora puede ser que no te hayas dando cuenta pero tienes una cantidad formas en los que te entra información: papeles, correos electrónicos, redes, whatapp.

No dejes toda esta información desperdigada. Encuentra una bandeja donde colocar todos los papeles que entran a tu sistema tanto en casa como en el trabajo.

#3.2 Procesar

 Una vez lo tenemos todo anotado ya sabemos que no se nos va a escapar nada. Tu cuerpo va a comenzar a experimentar la paz de tenerlo todo bajo control. Aunque este es solo el primer paso.

El siguiente consiste en procesar todas estas tareas, que no es otra cosa que decir que vamos a hacer con ellas.

Para optimizar nuestro tiempo tienes que tienes que dedicarle un tiempo específico a lo largo del día. 15 minutos a la mañana, medio día y tarde son más que suficientes.

Si procesas conforme se te ocurren las cosas, estás tomando decisiones continuamente. Agotador ¿Verdad? 

De esta forma solo tomas decisiones en ciertos momentos y el resto del día estás en paz.

Aquí el sistema de GTD para procesar puede ayudarte a dejar de procrastinar: Especificar cada acción de la forma más sencilla posible, comenzando por un verbo. Algo a lo que no le puedas decir que no.

Por ejemplo "llevar el coche al taller" puede ser algo que de mucha pereza. En cambio "llamar al taller para concretar una cita" es algo que da un poquito menos. (Ya incluirás en tu sistema la siguiente acción)

¿Dónde anotamos las tareas?

Todas las tareas que vamos procesando tendrás que incluirlas en tus listas de acciones.

En GTD se basan en listas por contesto, es decir @ordenador, @casa, @trabajo, @recador.

Puedes hacerlo si lo deaseas. ZTD lo único que especifica es que estas listas sean lo más sencillas posibles.

@trabajo, @personal, @recados, @espera

Podrían ser suficientes para ti. Ves evaluándolo poco a poco qué listas son las mejores para ti.

Crea alguna, si ves que pasan semanas y que no tienes nada más que 1 o 2 tareas, pásalas a otra lista y elimina esta.

A la hora de procesar otra cosa que tenemos que tener en cuenta es que no solo tenemos la bandeja de entrada de nuestro Todoist. También tendremos otras en las que tal vez no has caído:

Lo importante cuando te pongas a procesar es que las vacíes completamente.

Aquí también hay varios consejos.

La matriz de decisión de Stephen Covey pude resultarte de gran ayuda:

#3.3 Planificar

Esta es quizá una de las mejores características de ZTD. Planificar las acciones.

Cada semana determina 5 o 6 acciones que te van a llevar al éxito. Van a ser tus rocas (Big Rocks). Elige cuál es el momento del día en el que eres más productivo, colocalo en tu agenda y comprométete a hacelas

Cada día determina también cuales son las tareas más importantes del día MITs (Most Important Task), alguna de esta puede ser una roca, pero otras simplemente pueden ser cosas muy importantes para ti.

Te pongo un ejemplo. Hacer un estudio de tu mercado puede ser una tarea que te puede llevar al éxito en tu negocio. Esa será tu roca.

Ir a ver el partido de fútbol de tu hijo no te va marcar la diferencia pero también es importante para ti. Esta sean tu MIT.

Cada semana tendrás que definir y colocar en tu calendario tus rocas. Sin embargo estas no pueden estar improvisadas. Tienes que estar acorde con tus metas.

Así que lo primero que tendrás que hacer es marcar tus objetivos anuales y simplificarlos tanto que los puedas dividir en semanas.

Otro consejo, que todo el mundo da es que te pongas a realizar tus Rocas y tus MITs lo más pronto que puedas. Así podrás luego pasar el día sin estrés.

Los beneficios de este hábito son que cada día trabajan en tus objetivos y te vas a casa con la sensación de estar avanzando.

#3.4 Hacer

Sentarte y hacer, no hay más.

La clave es eliminar las distracciones de tu vida.

En este artículo puedes ver cómo te afectan las interrupciones y distracciones.

Apúntate a ponerte en modo avión,silencia el móvil o apágalo,crea una serie de reglas con tu equipo. Por ejemplo no puede haber interrupciones si estás con la puerta cerrada.

Evita el email y las redes sociales.

Te va a sorprender todo lo productivo que eres cuando te pones a trabajar una hora entera sin distracciones.

Una técnica que a mí me funciona muy bien es pomodoro. 25 minutos a saco haciéndolo todo lo más rápido que puedo sin interrupciones y 5 minutos de descanso.

#3.5 Un sistema simple y confiable

Mantén el menor número de listas posibles. Empieza con pocas y ves añadiendo si es necesario. Ten en cuenta tener más listas no te hará más que perder tiempo buscando en ellas.

Revisa tus listas diariamente. La clave para confiar en tu sistema es que sea no te pueda fallar. Una vez que compruebes que nada se escapa a tu sistema podrás jugar tranquilo con tus hijos sin estar dandole vueltas a todo cien veces.

Las listas imprescindibles serías.

@Rocas

@MITs

@Personal

@Trabajo

@telefono

@recados

@espera

Estas las que recomienda ZTD. Yo he incluido 3 más.

@Semana --> donde coloco en mi revisión semanal todas las cosas que tengo que hacer para esta semana.

@Hoy --> Donde coloco a principio del día aquellas cosas que quiero hacer hoy.

@próximamente --> Para todo lo demás. Me he propuesto la norma que esta es la única lista que tendrás más de 10 tareas. Todas las demás no podrán tenerlo.

Esto es debido a que por mi experiencia tendemos a sobrecargarnos de tareas y esto nos crea mucho estrés. Es preferible ponerse menos tareas y celebrar tus éxitos.

Además esta es la única lista que reviso solo una vez a la semana, cuando planifico.

#3.6 Organizar

Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.

Mantén ordenado tu espacio de trabajo y tu espacio digital. Me ha gustado la frase que utiliza Leo: busca un hogar para cada cosa.

Para los papeles, ya sea en casa o en la oficina busca una bandeja de entrada y proponte vaciarla al menos una vez al día. Una vez que hayas terminado con el papel, archívalo o delegalo pero no lo vuelvas a dejar en la bandeja.

Proponte que cada cosa esté en su sitio y recoge cuando termines, es uno de los mejores hábitos que podemos adquirir.

A parte de ser más productivo, el desorden te resta mucha energía.

Por si te lo estabas preguntando. Almacenar papeles uno sobre otro no es el mejor método de archivar.

#3.7 Revisar

Puede que sea uno de los hábitos que más cueste de instaurar pero que mejores resultados te va a dar. Hacer una revisión diaria de tu sistema.

Esta revisión es muy simple, solo tienes que comprobar que nuestras bandejas están vacías y repasar a tus listas para evitar que se te haya escapado algo.

Una vez a la semana realiza una revisión semanal en la que volveremos a revisa tus listas. Revisa tus logros y celebrarlos!!!

Es importante en este punto consulte tus metas y anotes cuales van a ser tus rocas y MITs para la siguiente semana.

Una vez al mes es recomendable ver en qué estado se encuentran tus objetivos en comparación con tu objetivo anual para no perder el enfoque.

#3.8 Simplificar

Simplifica todas tus tareas lo máximo posible.

Es imprescindible aprender a decir que no y comprometerte tan solo con aquellos proyectos en los que estés realmente implicado o que te vayan a acercar a tus objetivos.

Simplifica también tus bandejas de entrada. Seguramente tengas varias cuentas de email. Unifícalas para consultarlas en una única badeja.

En este post puede ver cómo centralizar todas tus cuentas en 5 minutos.

El minimalismo también te puede ayudar en este sentido. Vivir con menos además te va a permitir ahorrar también tiempo.

Algunos ejemplos:

• Si trabajas con varios bancos (quédate con uno)
• Elabora un menú mensual y cópialo de mes a mes.
• Sal a comprar una vez por semana

#3.9 Rutinas

Establece tus pequeños rituales. Esto te hace que adquieras el hábito y te resulte más sencillo realizar tus tareas.

Establece una rutina matutina para empezar el día. Desayunar, hacer ejercicicio, planificar tu día.

Otro para la tarde: revisión diaria, leer, caminar.

Un día para revisar tus finanzas.

Mi ejemplo es que todos los sábados vamos Fanny y yo al mercado a compra. Así si no vamos un sábado es como si nos faltase algo.

Reserva bloques de tiempo (time bloquing) para trabajar en tareas concretas. Así tendrás todo lo necesario preparado y tu cerebro estará totalmente enfocado en esta actividad.

#3.10 Encuentra tu pasión

Busca algo que te apasiones y proponte de forma decidida a vivir de ellos. Una vez que lo encuentres ya no trabajarás nunca más ya que te pasarás la vida disfrutando.

Este puede parecer el hábito menos importante pero es fundamental ya que una cuando trabajas en algo que te apasiona dejas de procrastinar.

#4 La Versión Minimalista de ZTD

Seguramente ya te hayas dado cuenta. Incluso puedes crear tu propio sistema productivo con menos de 10 hábitos.

Leo Babauta te ofrece el mínimo sistema viable, reducido a solo 4 hábitos:

Este es un sistema rápido con el que puedes empezar hoy mismo y que no te costará demasiado esfuerzo instaurar.

Si eres Aries, como yo, y no puedes esperar para probar qué es ZTD puedes empezar por aquí.

Eso sí, te recomiendo que una vez que lo tengas afianzado comiences a incorporar el resto de los hábitos.

#5 Cómo empezar a instaurar ZTD

Leo es un guru de los hábitos. Según su experiencia fracasas instaurando nuevos hábitos porque pretendes hacer grandes cambios en tu vida todos de golpe..

Es recomendable empezar por pequeños cambios, afianzarlos y una vez logrados pasar al siguiente.

Recuerda que un elefante se come bocado a bocado.

Leo Habla de 1 a 3 hábitos por mes, aunque también recalca que lo ideal es solo uno.

Aunque 10 meses no son demasiados para asegurarte el control de tu vida. Puede que a simple vista te parezca una eternidad.

Te propongo que comiences con 1 hábito a la semana. Si al finalizar la semana te sientes cómodo con este hábito puedes pasar al siguiente. Si no, sigue practicando hasta que lo interiorices. Ten en cuenta que habrá hábitos que te van a costar más.

Una buena práctica es buscar un grupo de apoyo. Crea un grupo de amigos donde os apoyéis unos a otros para crear vuestro ZTD y tomároslo como un juego.

Es como cuando quieres salir a correr. A ti solo te va a costar horrores pero si sales acompañado seguramente os cueste menos.

Ahora te toca a ti: ¿Por qué hábito vas a empezar? ¿Has encontrado alguna dificultad?